Kilka praktycznych zaleceń kultury w biznesie

Gdy dzwonisz do kogoś, ile dryndnięć czekasz zanim się rozłączysz? Spytajmy inaczej – jak tam twoja kultura biznesowa? Zgodnie z zasadami, jeśli nikt nie reaguje na twój telefon, to znaczy że w tej chwili nie może go odebrać. Lepiej więc nie czekać w nieskończoność, anulować połączenie i spróbować za kilka minut. W ten sposób unikniesz posądzenie o natręctwo.

Albo takie pytanie – gdy już się przedstawisz, czy dajesz rozmówcy moment na zastanowienie się, zebranie myśli, albo wręcz na podanie swojego nazwiska? Często się zdarza, że kiedy inicjujemy rozmowę, tak szybko chcemy załatwić naszą sprawę, że zasypujemy osobę po drugiej stronie faktami, liczbami i pytaniami. Wiele firm w ten sposób szkoli swoich pracowników, stosując takie wskaźniki jakości pracy jak średni czas załatwiania spraw. Owszem, niektóre sprawy można tak załatwić. Owszem, z niektórymi osobami można tak rozmawiać. Jednak większość osób odbierze taki szybki telefon jako brak szacunku i nastawi się negatywnie na całą dalszą rozmowę. A wtedy załatwienie sprawy może stać się trudniejsze, jeśli nie niemożliwe.

Często, zbyt często rezygnujemy z szacunku w rozmowach z innymi ludźmi. Nie mamy na to czasu, gdzieś pędzimy, gdzieś jesteśmy spóźnieni, mamy coś ważniejszego do zrobienia. Traktujemy rozmowę jak bezwartościową czynność, której nie należą się ani odpowiednie warunki, ani odpowiednie zachowanie.

Tym niemniej jest to błąd, który pokazuje brak naszej kultury w obcowaniu z ludźmi. Gdy jesteśmy poza domem – na stanowisku pracy lub na wieczornym przyjęciu z klientami – obowiązują nas zupełnie inne zasady zachowania. Zasady, które służą jako komunikat dla drugiej osoby o treści: „Moje zachowanie oznacza szacunek dla ciebie, dla naszego spotkania i dla naszej relacji”. Więcej niż zwykła, międzyludzka grzeczność. Przestrzeganie tych zasad jest uwiarygodnieniem naszej pozycji w świecie biznesu oraz delikatną sugestią reputacyjną: „Jestem kulturalny i w podobnie kulturalny sposób prowadzę swój biznes”. A to może otworzyć całkiem nowe perspektywy zawodowe.

Zasady biznesowej etykiety dotyczą nie tylko rozmowy przez telefon.

To też – na przykład – podejście do jedzenia. Czy widzisz czasem na ruchliwej ulicy w centrum miasta profesjonalnie ubraną bizneswoman, która pogryza bagietkę owiniętą w torebkę celofanową? Z kanapki wycieka majonez, a ogórek kiszony wypada na chodnik. Nienaganny makijaż na twarzy kontrastuje z pozostałością po musztardzie wokół ust. Jeśli w tym momencie spotka kogoś z pracy, inwestycja w dobry wygląd przed wyjściem do pracy pójdzie na marne.

Niewłaściwe maniery przy stole najczęściej wychodzą na jaw podczas konferencji i szkoleń. Niejeden raz głodna uczestniczka stała w kolejce po danie główne, trzymając w ręku talerz, z którego dojadała resztkę sałatki z majonezem. Bardzo starała się wszystko zjeść, zanim dojdzie do pojemników z ryżem i potrawką z kurczaka. Jednak nie udaje się jej to. Trudno. Nakłada sobie porcję ryżu, przesuwając resztkę sałatki na talerzu sztućcami do nakładania ryżu służącymi wszystkim gościom. Osoba stojąca bezpośrednio za nią krzywi się i wychodzi z kolejki. Co ta osoba zapamięta z konferencji – fachowego prelegenta, interesujący produkt czy może odpychającą scenę z kolejki po lunch?

To też sposób zajmowania miejsc w samochodzie. Nie jest tak, że zawsze i wszędzie uprzywilejowanym miejscem jest miejsce z tyłu na prawo od kierowcy. Owszem, jest to prawda w przypadku samochodów z kierowcą i taksówek. Jednak jeśli samochodem kieruje sam właściciel, to najważniejsze miejsce znajduje się z przodu przy kierowcy.

To też sposób przywitania się. Niestety, wiele osób nie potrafi się pogodzić z tym, że zasady w biznesie różnią się od zasad etykiety towarzyskiej. Niektóre kobiety z niechęcią przyjmują, że mężczyzna ma prawo pierwszy wyciągnąć do nich dłoń. Nawet jeśli nie jest ważnym dyrektorem.

Podobne kłopoty zdarzają się podczas wsiadania do windy. Nie mają tu zastosowania zasady etykiety towarzyskiej – czyli przepuszczanie kobiet i osób starszych wiekiem. Pierwszeństwo mają osoby, które najwcześniej podeszły do windy. Nie funkcjonuje także hierarchia służbowa, ponieważ osoby na niskich stanowiskach mogłyby się nigdy nie doczekać na swoją kolej.

Wchodząc do windy, w której znajdują się inne osoby, powinniśmy z uśmiechem je pozdrowić.
Powitanie zawsze inicjuje osoba wchodząca do windy, nawet jeśli jest to osoba starsza lub zajmuje wyższe stanowisko służbowe. Jeśli do windy dosiada się ktoś bez słowa, nie wypada osobie będącej już tam wcześniej wyrywać się z „dzień dobry”. Będzie to odebrane albo jako upomnienie, albo zostaniemy uznani za gospodarzy tego urządzenia.

Przestrzeganie zasad etykiety biznesowej da ci poczucie pewności siebie w kontaktach z bogatszymi, sławniejszymi i starszymi przedsiębiorcami, politykami i menedżerami. Pozwoli ci również złapać oddech w zabieganym świecie tysiąca spraw na wczoraj i docenić siebie jako oazę spokoju i kultury.

Więcej porad m.in. jak zachować się podczas oficjalnych uroczystości biznesowych, jak dobrać garderobę, jakich błędów unikać w korespondencji biznesowej, znajdziesz w książce „Kultura biznesu. Normy i formy” Ireny Kamińskiej-Radomskiej (Wydawnictwo Naukowe PWN, 2012). Wykorzystanie za wiedzą Wydawcy.

Mariusz Ludwiński dla Wydawnictwa Naukowego PWN

 

Zobacz również:

Perfekcjonizm a stres


Stres perfekcjonistki

Blokada sukcesu


Co blokuje twój sukces?

Zakłopotanie może być atutem


Łatwo wpadasz w zakłopotanie?